Luthiano Vasconcelos

Objetivo

O principal objetivo desse artigo é descrever meu sistema de gerenciamento de ações. Como qualquer outro sistema que se preze, ele é sustentado por 2 (dois) pilares igualmente importantes: um método e uma ferramenta. O método descreve o processo que é usado para administrar o fluxo do trabalho, enquanto a ferramenta auxilia na coleta, no processamento e na organização das informações. Acredito que ambos devem ser tratados conjuntamente, pois a aplicação de um método sem uma ferramenta adequada resulta em improdutividade, enquanto a utilização de uma ferramenta sem um método coerente resulta em ineficácia.

Visão geral do sistema

Meu sistema de gerenciamento de ações usa o método Get Things Done (GTD) e a ferramenta Microsoft Outlook 2007. Ambos são amplamente utilizados, porém isoladamente. É difícil encontrar alguém que use o GTD juntamente com o Outlook porque não há uma clara definição de como isso pode ser feito. Essa lacuna é preenchida por esse artigo.

Uma breve introdução ao GTD

GTD é um método criado pelo consultor americano David Allen que foi popularizado pelo livro A Arte de Fazer Acontecer. O princípio fundamental do GTD é que devemos ter a "mente clara como a água". Em outras palavras, não sobrecarregar a mente com tarefas, pendências ou desejos. Devemos mover todos esses compromissos para um local mais confiável, que não esteja sujeito ao estresse, como o papel ou uma ferramenta eletrônica. Dessa forma, é impossível esquecer qualquer coisa, pois a mente está sempre limpa para receber novas idéias. Muitas pessoas implementam os conceitos do GTD como o uso de papel e caneta. Essa abordagem certamente funciona para muitas pessoas, porém, definitivamente, não funciona para mim! Não me entenda mal. Eu não sou um sujeito avesso a papel, muito pelo contrário eu até gosto, e muito! Contudo, grande parte dos meus compromissos são definidos através de meios eletrônicos, como e-mails ou mensagens instantâneas, portanto é contraproducente usar caneta e papel! Se você também é como eu, usa o computador a maior parte do tempo para tratar assuntos profissionais e pessoais, então o sistema apresentado aqui pode lhe ser útil.

Outlook 2007: um super-gerenciador de informações

O Outlook 2007 é um aplicativo do pacote Microsoft Office que gerencia e integra vários tipos de informações: e-mails, calendário, contatos, tarefas, anotações e feeds RSS. É uma ferramenta muito poderosa! Na minha humilde opinião, é a mais completa do mercado! Porém, a maioria das pessoas não usufrui todo o potencial. Conheço muitos que utilizam o Outlook como apenas um leitor de e-mail! Para esses usuários, é provável que uma ferramenta gratuita como Thunderbird atendesse perfeitamente. O Outlook é muito mais que um leitor de e-mail, porém maioria dos usuários explora poucos dos inúmeros recursos, especialmente pela falta de treinamento especializado. Os recursos de gerenciamento de contatos e calendário também são populares, enquanto as tarefas e as anotações são pouco (ou mal) utilizadas. Meu sistema usa basicamente tarefas e anotações do Outlook 2007 para implementar as diretrizes do GTD e transformá-lo em um eficaz sistema de gerenciamento de ações no dia-a-dia.

Preparando o terreno para "Fazer acontecer"

O primeiro passo para construir um sistema de gerenciamento de ações baseado em GTD no Outlook 2007 é entender que eles são totalmente independentes. Ou seja, o Outlook não foi desenvolvido para o GTD, e vice-versa! Portanto, é necessário um pequeno esforço de customização para alinhar os conceitos e maximizar o grau de integração. É provável que o principal impacto para maioria dos usuários esteja na sub-utilização das funcionalidades de Tarefas e Anotações. O coração do sistema que apresento aqui é impusionado pelo uso sistemático das Tarefas e Anotações. Acredito que o principal motivo da baixa utilização dos recursos de Tarefas e Anotações no Outlook está na estruturação do próprio conceito. Enquanto as tarefas são elementos extremamente complexos (repletos de informações como percentual de completude, prioridade e status), as anotações são simplificadas ao extremo! Para "fazer acontecer" usando o Outlook 2007, será necessário rever esses conceitos. As tarefas devem ser adaptadas para criar um gerenciador de listas, enquanto as anotações devem usadas para materiais de referência e listas de verificação (checklists). Essa nova abordagem, combinada ao gerenciamento de e-mails e do calendário, transforma o Outlook 2007 em um sistema definitivo de informações integradas.

Listas, listas, listas…

No GTD, o processamento das pendências e compromissos deve resultar em listas. Listas de projetos, listas de telefonemas, listas de compras, lista de livros para ler, listas de filmes para assistir, etc… Portanto, é necessário um bom gerenciador de listas. Os recursos de tarefas do Outlook atendem bem a esse requisito, porém é necessário configurar a visualização adequada e usar tarefas e categorias com um propósito diferente do original. Essa abordagem leva a redefinição do conceitos de "Categoria" e "Tarefa". As categorias devem ser usadas como títulos para as listas, enquanto as tarefas são os itens das listas. Ou seja, as categorias devem agrupar as diversas tarefas em listas e a janela "Nova tarefa" será usada para registrar os itens de cada lista. Siga os seguintes passos:

• Remova as definições de categorias de todas as tarefas já registradas. Selecione todas as tarefas, clique com o botão direito do mouse sobre a seleção e clique no comando "Limpar todas as categorias" no menu de contexto.
• Agrupe as tarefas por categoria. No menu Exibir, selecione "Modo de exibição atual" e depois "Por categoria".
• Mostre os campos mais relevantes no modo de exibição. No menu Exibir, selecione "Modo de exibição atual" e depois "Personalizar modo de exibição atual". Na caixa de diálogo, clique no botão "Campos" e organize a lista "Mostrar esse campos" com os seguintes itens: Concluído, Assunto, Anotações, Data de término. Nessa ordem! Conforme a imagem abaixo:

• Filtre as tarefas concluídas. No menu Exibir, selecione "Modo de exibição atual" e depois "Personalizar modo de exibição atual". Na caixa de diálogo, clique no botão "Filtros". Na guia "Avançado", acrescente o critério "Concluído – igual a – Não", conforme imagem abaixo:

• Ordene os itens automagicamente. No menu Exibir, selecione "Modo de exibição atual" e depois "Personalizar modo de exibição atual". Na caixa de diálogo, clique no botão "Classificar". Selecione os campos Assunto e Data de Término como critérios de ordenação, conforme a imagem abaixo. Esse passo pode ser flexibilizado de acordo com sua percepção, portanto fique a vontade para definir um critério de ordenação próprio.

• Garanta que você pode editar os campos. No menu Exibir, selecione "Modo de exibição atual" e depois "Personalizar modo de exibição atual". Na caixa de diálogo, clique no botão "Outras configurações" e verifique se a opção "Permitir editar na célula" está habilitada. Isso é o padrão do Outlook 2007.

Pronto! Agora você tem um gerenciador de listas que irá dar a contextualização exigida pelo GTD para cada ação. Só falta definir quais são as categorias que serão usadas. Para editar a lista mestre de categorias do Outlook, clique no botão "Nova Tarefa", em seguida nos botões "Categorias" e "Todas as categoirias". Será exibida a seguinte lista original de categorias:

Fique a vontade para definir as categorias que você quer usar. Eis uma lista sugerida para a configuração inicial: @Agendas, @Qualquer lugar, @Telefonemas, @Computador, @Externo, @Casa, @Escritorio, @Aguardando por, Projetos e @Algum dia/Talvez. Todas as ações devem ser categorizadas em uma dessas opções de acordo com o contexto apropriado. Veja como fica:

Anotações (realmente) úteis…

A funcionalidade original de Anotações no Outlook é meramente um quadro para Postit’s virtuais! Porém, ela pode ser adaptada para criar uma estrutura realmente útil de informações pessoais. Você pode (e deve) usar as anotações do Outlook para coletar e organizar listas de referências para acesso fácil quando necessário. As anotações podem ser categorizadas (como as tarefas) para melhor visualização. Isso faz com que cada anotação possa ser usada como um item de uma lista (como as tarefas). Por exemplo, se você tem uma categoria chamada "Viagens", cada anotação pode representar uma cidade que você pretende visitar com dicas de restaurantes, pessoas a visitar, etc. Acesse a seção Anotações, e no menu "Exibir", selecione "Modo de exibição atual" e "Por categoria". Remova todos os campos desse modo de exibição com exceção do campo "Assunto", e use esse mesmo campo para ordenar a lista. Os procedimentos de configuração são os mesmo já usados para customizar o modo de exibição de tarefas. Eis algumas categorias que podem ser úteis: R:Idéias, R:Senhas e Códigos de Identificação, R:Compras, R:Viagens, R:Livros para ler, R:Filmes para assistir, R:Temas para artigos, etc. Por convenção, eu acrescento o sufixo "R:" para indicar que são categorias usadas para classificar "registros de referência".

Considerações finais

O uso integrado do método GTD com uma ferramenta de organização pessoal como o Outlook pode trazer enormes ganhos de produtividade e uma redução significativa no nível de estresse no dia-a-dia, porém é importante esclarecer que a eficácia desse (ou qualquer outro) sistema de gerenciamento de ações está diretamente relacionada com a incorporação de práticas cotidianas de produtividade. Sem esses hábitos, o sistema vai falhar! Eis as práticas que devem fazer parte de sua rotina:

• Não deixe qualquer coisa em sua mente ou em pilhas de pendências! Se há alguma coisa fora do sistema, ele estará INCOMPLETO!
• Decida as próxima ação física! As lista de ações devem ser AÇÕES FÍSICAS, resultado de decisões já tomadas!
• Revise e atualize o conteúdo do sistema regularmente! A confiabilidade de um sistema está diretamente relacionada a sua consistência, portanto a cada 7 (sete) dias o sistema deve ser totalmente revisado!

Boa sorte!